Budgetplanung

Ein grosser Engpass bei jedem Laborumzugsprojekt können Budgets sein, die oft falsch berechnet werden.

Der Grund ist oft, dass die Budgetplanung ignoriert wird und das Augenmerk auf die technischen Details beim Transport so anspruchsvoller Laborgeräte gerichtet ist – doch die Budgets entscheiden letztlich darüber, wie effektiv ein Laborumzug vonstatten geht, oder ob er überhaupt stattfindet.

Laborumzüge kosten oft viel mehr, als die Kunden glauben. Gründe dafür können sein, dass die Bestandsaufnahme ungenau ist, was zu zusätzlichen Kosten für die Ausserbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme von Geräten, Problemen im Zusammenhang mit den Erstausrüster-Service- / Garantieverträgen führt und weil der Umzug unerwartet in Phasen durchgeführt werden muss.

Unerwartete Verzögerungen können sich auf Ihr Budget auswirken, die durch eine Vielzahl von Gründen bedingt sein können, einschliesslich:

Terminüberschreitung durch beauftragte Firmen. Dies bezieht sich auf den Aufbau selbst und hat natürlich einen negativen Einfluss auf das gesamte Projekt. Dies kann dazu führen, dass bereits gebuchte Dienstleistungen abgesagt werden, Stornokosten anfallen und Dienstleistungen neu arrangiert und später als geplant durchgeführt werden, was zu Umsatzeinbussen oder zusätzlichen Kosten aufgrund der mangelnden Betriebsbereitschaft der Labore führen kann.

Probleme mit den Einrichtungen. In vielen Fällen, wenn die Geräte auf den Tisch platziert werden, wird es Probleme geben, wie z. B. dass das Kabel nicht lang genug ist, dass die Anschlusspunkte falsch sind, dass Leitungen (Gas, Luft, aufbereitetes Wasser usw.) nicht vorhanden sind oder nicht funktionieren. Dies kann dann möglicherweise den Zeitplan für die Wiederinbetriebnahme zunichte machen, was wiederum Verzögerungen, Annullierungen und die fehlende Verfügbarkeit des Labors/Instruments für eine nützliche Wissenschaft bei der Erstberechnung bedeutet.

Manchmal kann es vorkommen, dass Instrumente bei einer Verlagerung nicht mehr funktionieren und nach dem Ausschalten nicht mehr durchgängig funktionieren. Nach der Wiederinbetriebnahme durch den Service-Techniker können Probleme mit Instrumenten auftreten, die dann mehr Arbeit erfordern, oder für die Ersatzteile bestellt werden müssen. Ausserdem kann es sein, dass Servicetechniker nicht immer dann zur Stelle sind, wenn sie es sein sollten!

In regulierten Umgebungen bedeutet dies nicht automatisch, dass das Gerät oder das Labor wieder für den Normalbetrieb zur Verfügung steht, selbst wenn das Gerät ausgepackt, aufgestellt und wieder in Betrieb genommen wird. Es kann ein OQ erforderlich sein, für das zusätzliche Stunden in den Zeitplan für die Wiederinbetriebnahme aufgenommen werden müssen. Die QA/QC muss ausserdem die Abnahme des Dokumentenpakets bestätigen, bevor das Instrument zur Verwendung für die wissenschaftliche Nutzung freigegeben werden kann. Dieser Prozess kann die Freigabe der Instrumente an die Wissenschaftler im Labor verzögern und letztendlich das Budget mit zusätzlichen Betriebskosten belasten.

Jedes der oben beschriebenen möglichen Probleme könnte sich wiederum auf eine Reihe von Personen innerhalb oder ausserhalb Ihres Betriebs auswirken, einschliesslich Wissenschaftler, Compliance-Teams, Facility Manager und andere.

Als Spezialist für Laborumzugsprojekte verfügt Aport über umfangreiche Expertise in der Beratung bei der damit verbundenen Budgetverwaltung.

Indem wir von Anfang an mit Ihnen zusammenarbeiten und den Projektumfang festlegen, können wir Sie bei der Budgetplanung unterstützen, damit die Budgetprognose genauer wird und daraus die vollständigen Projektkosten ermittelt werden können.

Dazu gehören auch Mechanismen für das Veränderungsmanagement von der ersten Planungsphase bis zur eigentlichen Durchführung des Projekts.

Wir unterstützen Unternehmen auch bei der Kalkulation alternativer Projektansätze, einschliesslich Szenario- und Notfallplanungen. Durch die aktive Berücksichtigung aller Eventualitäten können wir zusätzliche Kosten prognostizieren, die bei einer anderen Vorgehensweise im Projekt zu berücksichtigen sind, um negative Auswirkungen auf Ihre Organisation zu minimieren.