Aport konnte sich in einem Ausschreibungsverfahren für die Bereitstellung von Komplettlösungen für einen grossen Pharmakunden mit Sitz in Grossbritannien durchsetzen. Der Kunde benötigte eine Lösung, die das Projektmanagement aller für den Umzug erforderlichen Dienstleistungen einschliesslich der Stilllegung und Wiederinbetriebnahme vor und nach dem Umzug, der Qualifikationen und des Managements dieser Dienstleistungen durch alle ausgewählten Erstausrüster / Lieferanten umfasste.

Aport sollte beim Umzug den physischen Teil übernehmen unter Anwendung aller seiner Qualitätsstandards und -prozesse, die für den Umzug von Instrumenten, Kühlkettenmaterialien, Daten und Gefahrgütern erforderlich sind.

Die Projektmanager von Aport waren ausschlaggebend dafür, dass alle am Projekt Beteiligten, einschliesslich des Senior Management Teams, Wissenschaftler, Bauunternehmer, Architekten und Laborpersonal, an einem Strang zogen, um sicherzustellen, dass die Durchführung des vollständigen Umzugs innerhalb der Zeit- und Kostenvorgaben gesteuert und abgeschlossen wurde.

Aport wurde nach ersten Konsultationen gebeten, ein Rahmendokument vorzulegen, das unseren Lösungsansatz und Erwägungen, einschliesslich eines RAID-Protokolls (Risks, Assumptions, Issues and Dependencies (Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten)) beinhaltete, um dem Kunden eine erste Risikobewertung zu ermöglichen.

Anschliessend führte unser Projektmanagementteam über einen Zeitraum von drei Monaten eine Bestandsauflistung durch, die Daten über alle Instrumente einschliesslich Abmessungen, Labortisch-Anforderungen, Peripheriegeräte und alle erforderlichen Dienstleistungen erfasste.

Die Bestandsliste wurde als umfangreich, stimmig und aktuell eingestuft und diente der weiteren Ausarbeitung der Pläne des Architekten, wodurch sichergestellt wurde, dass die Ausgangsdaten der Auftraggeber auf dem neuesten Stand gehalten und das Projekt pünktlich begonnen werden konnte.

Während dieser Zeit pflegten die Projektmanager von Aport eine intensive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Beteiligten, um das Projekt voranzutreiben und sicherzustellen, dass alle Beteiligten, unabhängig davon, auf welcher Ebene sie sich befanden, über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten wurden. Aport führte in jedem einzelnen Labor eine Reihe von informellen internen Veranstaltungen durch und informierte dort über die einzelnen Projektschritte, die Auswirkungen des Umzugs auf die einzelnen Abteilungen und die Rolle, die sie für die erfolgreiche Umsetzung spielten.

Alle Erstausrüster und Service-Anbieter wurden vollständig von Aport betreut, darunter die Terminplanung der Ingenieure gemäss dem Umzugsmanagementplan, die Erstausrüster wurden von Aport direkt bezahlt, um sicherzustellen, dass das Management der erbrachten Dienstleistungen keine Auswirkungen auf die Mitarbeiter der Kunden hatte, so dass die Kontinuität von wissenschaftlicher Arbeit und Entwicklung gewährleistet war, was für den endgültigen Erfolg des Projekts entscheidend war.

Der Umzug selbst erfolgte vor Ort nach umfangreichen Erweiterungsbauten zur bestehenden Anlage sowie der Anpassung und Sanierung der bestehenden Laboranlagen vor Ort. Das bedeutete die Verlagerung von Laboren innerhalb eines Gebäudes und manchmal auch, dass ein Labor mehr als einmal verlagert werden musste, da Arbeitsräume während der Renovierung für die Unterbringung von Laboren genutzt wurden.

Obwohl die Verlagerung ausschliesslich intern erfolgte, erfolgte Aports Herangehensweise an das Projekt wie gewohnt, indem detaillierte Protokolle für die Handhabung, Verpackung und Bewegung aller Geräte erstellt wurden, die mit den notwendigen GMP-Audit-Trails abgestimmt wurden.

Kühlkettenmaterialien einschliesslich 2-8 °C, -70 °C und -20 °C mussten versetzt werden. Obwohl es sich um interne Umzüge handelte, ging Aport beim Management der Temperaturintegrität keine Risiken ein und nutzte unser Angebot an spezialisierten, validierten Transportsystemen für das beträchtliche Volumen an Materialien, die vor Ort versetzt werden mussten. Darüber hinaus musste ein vollständiger Audit-Trail erstellt werden, da die meisten Materialien mit klinischen Studien in Zusammenhang standen.

Aports erfahrene Projektmanager konnten dem Kunden vollständige Validierungsdaten für jedes der temperaturkontrollierten Versandsysteme zur Verfügung stellen. Dabei wurden in den 2-8 °C und -20 °C Versandsystemen Datenlogger eingesetzt, die bis zu drei Tage lang in den Systemen untergebracht werden mussten, während statische Kühl- und Gefriereinheiten transportiert und wieder auf Temperatur gebracht wurden.

Vollständige Chain-of-Custody-Protokolle wurden herangezogen, um sicherzustellen, dass der Audit-Trail einschliesslich der Temperaturintegrität mit der Gewissheit an den Kunden zurückgegeben werden konnte, dass geschäftskritische Forschungsproben ohne Temperaturschwankungen oder Integritätsprobleme transportiert worden waren.

Das Projekt war aufgrund der Anzahl der beteiligten Akteure und Drittanbieter komplex und das Ausmass des Umzugs war mit rund 3000 verlegten Instrumenten relativ gross.

Der Umzug wurde über einen Zeitraum von neun Monaten abgewickelt, wobei regelmässige Phasenendprüfungen durchgeführt wurden, um sicherzustellen, dass das Projekt nicht nur pünktlich abgeschlossen wurde, sondern dass die aus jeder Phase gewonnen Erkenntnisse dokumentiert und dann für jede neue Phase umgesetzt wurden.

Aport hat seitdem weitere Projekte am gleichen Standort von diesem Kunden erhalten.